Instrumenpenelitian untuk mengukur motivasi siswa yang berkaitan dengan indikator mengelola dokumen sesuai sistem digunakan kuesioner sebanyak 6 butir pernyataan yaitu b Metode yang mencegah hilangnya kelembapan/surface sealing Metode ini terdiri dari beberapa cara: o Melapisi dengan lapisan waterproof/plastik film, dapat digunakan untuk merawat beton struktural dan permukaan horisontal yang memiliki bentuk relatif sederhana. Lapisan yang digunakan harus cukup besar untuk menutup permukaan dan tepi-tepi beton. Numeratoradalah alat untuk membubuhkan nomor pada lembaran dokumen. 14. Kotak dan Box Kotak dan box adalah kotak yang digunakan untuk menyimpan arsip yang bersifat induktif 15. Alat Sortir Alat sortir adalah alat yang digunakan untuk memisahkan surat yang diterima. 16. Label Label adalah alat yang digunakan untuk memberi judul pada map/folder. 17. Menentukanperalatan apa saja yang akan digunakan dalam pekerjaan pengecoran, peralatan tersetrut harus memiliki daya jangkau dan daya angkut yang memadai. 2. 3. Melakukan pemeriksaan terhadap peralatan yang akan digunakan untuk pengecoran. Menyediakan penerangan yang baik di lokasi pengecoran, apatrila pekerjaan diperkirakan akan sampai malam perhatikanlangkah-langkah berikut : (i ) mengindeks arsip yang akan dipinjam (i i) menuju tempat penyimpanan (i ii) kenali arsip yang diminta atau yang diperlukan (i v) telusuri dengan menggunankan kartu indeks (v ) menempatkan out slip di tempat arsip yang diambil (vi ) mengisi bon peminjam (vi i) menyerahkan arsip kepada yang memerlukan adapun Lampusoft (juga disebut bathtub) merupakan sekumpulan lampu yang dipantulkan di dalam sebuah kotak, digunakan untuk pencahayaan pada background. Bola lampu tungsten-halogen adalah yang paling banyak digunakan untuk lampu televisi, dapat berumur 100 hingga 300 jam penggunaan. Rakpenyortir adalah rak yang berupa kotak-kotak, digunakan untuk menyortir/menggolong-golongkan arsip-arsip sebelum disimpan. Atau dapat juga digunakan untuk menyortir atau menggolongkan surat-surat masuk sesuai dengan jenis dan alamat yang dituju. Gb. 6: Rak Penyortir 1.2.4 Rangkuman 1 Penyimpanan dokumen hardcopy kedalam lemari arsip yang disediakan pada setiap seksi. 2. Memindahkan arsip yang sudah lama ke gudang arsip yang disediakan. 3. Meja kerja bersih dari kertas-kertas dan segala macam dokumen. 4. Menghancurkan dan membuang berkas atau dokumen yang tidak penting. 5. Mengembalikan dan menyimpan peralatan ATK kedalam MSu0Q. Table of ContentsKotak ArsipMaksud kotak arsipTujuan kotak arsipSpesifikasi Kotak Arsip DIX Media IndonesiaSebagai salah satu alat penyimpanan arsip, kotak arsip memiliki 3 fungsi yaitu1. Tempat Menyimpan Arsip Sehingga Tampak Rapi2. Memudahkan dan Mempercepat Proses Pencarian3. Menghindarkan Arsip dari Kerusakan Kotak Arisip DIX Adalah sarana tempat penyimpanan arsip inaktif dan arsip statis dalam bentuk kertas yang diletakkan dalam bentuk kertas yang diletakkan dalam rak arsip, terbuat dari beberapa lapisan kertas medium bergelombang dengan kertas lainer sebagai penyekat dan pelapisnya Maksud kotak arsip Standar Boks Arsip ini dimaksudkan sebagai pedoman dalam penyimpanan arsip baik arsip inaktif maupun statis untuk lebih berhasil guna dan berdaya guna. Tujuan kotak arsip Standar Boks Arsip ini disusun dengan tujuan agar Lembaga-lembaga Negara, Badan-badan Pemerintah baik Pusat maupun Daerah dan Swasta dapat menentukan dan memilih sarana yang berkualitas sesuai dengan tipe dan karakter jenis arsipnya untuk menunjang kelancaran manajemen kearsipan. Spesifikasi Kotak Arsip DIX Media Indonesia Bentuk Boks Arsip adalah kotak empat persegi. Untuk menjamin adanya sirkulasi udara pada setiap kotak/boks, harus memiliki lubang ventilasi udara. Selain sebagai sirkulasi udara arsip, lubang arsip dapat berfungsi sebagai pegangan untuk mengangat. Kotak/boks dapat menampung 3 ordner dengan bobot +/- 10 kg Kotak/box memiliki area untuk pemberian label/penomoran Kotak/box DIX Media Indonesia sudah disertai Aplikasi Manajemen Arsip untuk pendataan arsip Untuk menunjang kegiatan usaha, semua perusahaan memerlukan data dan informasi yang relevan untuk mengambil suatu keputusan bisnis. Data dan informasi tersebut salah satu sumbernya adalah arsip. Pengelolaan arsip sendiri sangat penting bagi suatu organisasi karena arsip merupakan memori dari organisasi yang berperan sebagai wadah informasi dan menentukan suatu organisasi untuk mencapat tujuan dari organisasi. Sebagai salah satu alat penyimpanan arsip, kotak arsip memiliki 3 fungsi yaitu 1. Tempat Menyimpan Arsip Sehingga Tampak Rapi Boks arsip fungsi utamanya adalah untuk menyimpan dokumen maupun arsip yang bersifat in-aktif. Selain itu arsip yang Anda simpan menjadi tertata rapi dan akan menghemat ruang penyimpanan Anda. 2. Memudahkan dan Mempercepat Proses Pencarian Dengan boks arsip, anda bisa mengelompokkan arsip berdasarkan kategori tertentu. Dengan begitu tidak hanya akan memudahkan dalam proses menyimpan , namun termasuk memudahkan serta mempercepat pencarian arsip atau dokumen tersebut. 3. Menghindarkan Arsip dari Kerusakan Boks arsip terbuat dari bahan khusus agar dokumen/arsip yang Anda yang tersimpan tidak akan cepat rusak karena terkena debu atau hal lain yang bisa merusak dokumen tersebut. Dengan boks arsip, arsip yang anda simpan tetap awet dan tahan lama. Rak ArsipPemeliharaan Arsip Aktif Pengertian Peralatan KearsipanPeralatan kearsipan adalah alat atau sarana yang digunakan dalam bidang kearsipan. Peralatan ini umunya tahan lama dapat digunakan bertahun-tahun karena dibuat dengan bahan yang kuat seperti logam, kayu, besi, plastik dan sebagainya. Fungsi peralatan kearsipan yaituSebagai sarana penyimpanan arsipSebagai alat bantu untuk mempercepat, meringankan dan mempermudah pekerjaan dibidang kearsipanSebagai alat pelindung arsip dari bahaya kerusakan sehingga arsip tahan lamaMacam -macam peralatan Kearsipan1. Lemari Arsip Lemari arsip berguna untuk menyimpan arsip, yang biasanya disesuaikan dengan luas ruang kearsipan ,juga keinginan organisasi yang bersangkutan. a. Filling Kabinet Filling kabinet adalah lemari arsip yang terdiri atas 1-6 laci, tetapi yang paling banyak digunakan empat dan 5 laci. Setiap laci dapat menampung kurang lebih lembar arsip ukuran surat yang disusun berdiri tegak lurus vertikal berderet kebelakang. b. Lateral filling kabinet Jumlah arsip yang dapat disimpan dilemari ini lebih banyak dibanding penyimpanan dalam filling kabinet. Penyimpanan arsip dengan lemari ini juga tampak lebih rapi karena map arsip dapat disusun berderet dari tingkat paling atas sampai palin Rotary Rotary adalah semacam Filling kabinet ,tetapi penyimpanan arsip dilakukan secara berputar. Alat ini digunakan secara berputar sehingga dalam penempatan dan penemuan kembali arsip tidak banyak memerlukan tenaga. Cara penggunaan rotary, yaitu penyimpanan arsip secara berputar alat ini terbuat dari bahan yang kuat seperti logam atau Tanda Sekat guide Tanda atau guide adalah lembaran kertas tebal atau karton yang digunakan sebagai penunjuk dan atau sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip . Guide terdiri atas dua bagian yaitu a. Tab Guide, yaitu bagian yang menonjol untuk menuliskan kode-kode, tanda-tanda atau index pengelompokkan arsip b. Badan guide yang berfungsi untuk menopang arsip -arsip yang ada dibelakangnya4. Map Arsip Folder adalah lipatan yang terbuat dari karton atau/kertas tebal atau plastik yang digunakan untuk menyimpan arsip atau surat-surat. Arsip yang disimpan tidak terlalu banyak yaitu berkisar 1-50 lembar. Map arsip ada beberapa macam yaitu sebagai folio yaitu map yang terdapat daun penutup pada setiap sisinya, daun menutup ini berfungsi untuk menopang surat yang ada didalamnya agar tidak jatuhMap Snelhecter, yaitu map yang mempunyai penjepit ditengah map. Map ini tidak mempunyai daun penutup . Folder yaitu map tanpa dilengkapi daun penutupHanging folder yaitu folder yang mempunyai besi penggantung. Besi penggantung ini dipasang pada gawang filling kabinet Kertu indeks, yaitu kartu yang berfungsi sebagai penghubung untuk membantu menemukan arsip apabila peminjam tidak dapat menyebutkan poko permasalahan arsip yang akan dipinjamnya5. Rak Sortir Rak sortir adalah suatu rak yang berguna untuk memisah-misahkan surat/warkat yang diterima, diproses, dikirimkan, atau disimpan kedalam folder masing- Ordner Ordner adalah map besar dengan ukuran punggung sekitar 5 cm yang didalamnya terdapat besi Stapler Stapler adalah alat yang digunakan untuk menyatukan sejumlah Perforator Perforator adalah alat yang terbuat dari logam untuk melubangi kartu/ kertas9. Numerator Numerator adalah alat untuk membubuhkan nomor pada lembaran dokumenMenurut bentuk adan ukurannya, numerator dibedakan menjadi beberapa jenis berikut Numerator kecil, yaitu numerator yang ukuran angkanya kecil dan terdiri atas 4-6 digitNumerator besar, yaitu numerator yang ukuran angkanya lebih besar dan terdiri atas lebih dari 6 digit10. Kotak/ Box Kotak/ box adalah kotak yang digunakan untuk menyimpan arsip yang bersifat inaktif11. Label Label adalah alat yang digunakan untuk memberi judul pada map/ folio yang biasanya diletakkan pada tap dari sebuah folder / Tickler File adalah semacam alat kotak yang terbuat dari kayu atau besi baja untuk menyimpan arsip berbentuk kartu atau lembaran yang berukuran kecil, seperti lembar pinjam arsip atau kartu-kartu lain yang memepunyai jatuh tempo13. Cardex/card index cabinet adalah alat yang digunakan untuk menyimpan kartu indeks dengan menggunakan laci-laci yang dapat ditarik keluar Rak/ Laci kartu Adalah laci-laci yang disusun secara teratur dalam rak untuk menyimpan kartu -kartu ukuran kecil yang bsersifat Alat penyimpanan Khusus adalah alat yang digunakan untuk menyimpan arsip dalm bentuk-bentuk yang khusus , separti flashdisk, CD, kaset dan Mikrofilm Adalah suatu alat untuk memproses fotografi dan arsip direkam pada film dalam ukuran yang diperkecil untuk memudahkan penyimpanan serta penggunaan. Mikro film terdiri dari beberapa bagian sebagai berikut Alat pemotretRol FilmAlat pemrosesAlat pembaca dan pencetak Berikut Macam-macam atau Jenis-jenis Alat Kearsipan yang digunakan untuk menyimpan dokumen. 1. Filing Cabinet Filing cabinet, yaitu lemari arsip yang terdiri dari beberapa laci, antara 1-6 laci; tetapi yang paling banyak digunakan adalah 4 dan 5 laci. Setiap laci dapat menampung kurang lebih lembar arsip ukuran surat yang disusun berdiri tegak lurus vertikal berdderet ke belakang. Filing cabinetberguna untuk menyimpan arsip atau berkas yang masih bersifat aktif. Sebelum arsip disimpan ke laci, terlebih dahulu arsip-arsip tersebut dimasukkan ke dalam folder atau map gantung hanging folder. Penyimpanan arsip dalam laci sebaiknya tidak ketat padat, karena diperlukan ruang longgar untuk memasukkan dan mengeluarkan arsip dari dalam laci. Dalam laci filing cabinet dilengkapi dengan sepasang gawang yang dipasang di kiri dan kanan bagian atas memanjang ke belakang sepanjang lacinya. Gawang tersebut digunakan untuk menyangkutkan hanging folder. Filing cabinet dapat terbuat dari plastik atau logam. Rotary alat penyimpanan arsip seperti filing cabinet yang dapat digerakkan secara berputar, sehingga dalam penempatan dan penemuan kembali tidak banyak memakan tenaga. Alat ini terbuat dari bahan yang kuat seperti logam atau besi. Arsip disimpan pada alat ini secara lateral. Rotary Filling Cabinet 3. Lemari Arsip Lemari arsip adalah tempat menyimpan berbagai bentuk arsip. Penyusunan arsip dapat dilakukan dengan cara berdiri menyamping lateral dengan terlebih dahulu arsip dimasukan ke daloam ordner atau ditumpuk secara mendatar. Lemari Arsip 4. Rak Arsip Rak arsip adalah lemari tanpa pintu tempat menyimpan arsip yang disusun secara lateral menyamping. Arsip-arsip yang akan disimpan di rak terlebih dahulu dimasukan ke dalam ordner atau kotak arsip. Ordner atau kotak arsip ditempatkan di rak arsip sehingga tampak punggung dari ordner atau kotak arsip, yang berguna menempatkan label/judul arsip yang ada di dalamnya. Rak Arsip 5. Map Arsip Map arsip adalah lipatan yang terbuat dari karton/kertas tebal atau plastik yang digunakan untuk menyimpan arsip/surat-surat. Arsip yang disimpan tidak terlalu banyak, berkisar 1-50 lembar. Sebaiknya arsip jangan sampai disimpan terlalu banyak sehingga map sulit ditutup. Map arsip ada beberapa macam, antara lain sebagai berikut - Stopmap Folio Stopmap folio adalah map yang memiliki daun penutup pada setip sisinya. Daun penutup ini berfungsi untuk menopang surat yang ada di dalamnya agar tidak jatuh. Pada umumnya, stopmap folio digunakan untuk menyimpan arsip yang masih dalam proses, tetapi juga untuk menyimpan arsip yang sudah in aktif. Stop Map - Map snelhecter Map snelhecter atau lebih sering disebut dengan snelhecter map adalah map yang mempunyai penjepit di tengahnya dan tidak mempunyai daun penutup. Untuk menopang arsip/surat yang ada di dalamnya maka digunakan penjepit tersebut, maka sebelumnya arsip harus terlebih dulu dilubangi dengan menggunakan perforatormap yang memiliki penjepit di tengahnya. Map ini digunakan untuk menyimpan arsip yang bersifat in aktif, tetapi dapat juga menyimpan arsip aktif. Arsip yang ditempatkan di dalamnya terlebih dahulu harus dilubangi menggunakan perforator. Snelhecter - Folder Folder adalah map tanpa dilengkapi dengan daun penutup. Map ini berupa lipatan kertas tebal/plastik saja. Karena tidak ada daun penutupnya, maka map ini fungsinya untk menyimpan arsip yang selanjutnya akan dimasukan ke dalam kotak arsip secara vertikal. - Hanging folder Hanging folder adalah folder yang mempunyai besi penggantun, besi penggantung ini dipasang pada gawang yang ada di filing cabinet. Hanging folder juga mempunyai tab untuk menuliskan kode atau indeks arsip yang ada di dalamnya. Hanging Folder 6. Ordner Ordner adalah map besar yang terbuat dari kardus atau plastik tebal dengan ukuran punggung sekitar 5 cm yang didalamnya terdapat besi penjepit yang dipergunakan untuk menjepit arsip. Untuk itu arsip sebelum disimpan harus dilubangi terlebih dahulu dengan menggunakan perforator. 7. Guide Guide adalah lembaran kertas tebal atau karton manila yang digunakan sebagai penunjuk dan atau sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip. 8. Stapler Menurut kemampuan dan bentuknya, stapler dapat dibedakan menjadi - stapler kecil, yaitu stapler yang bentuknya kecil dan mampu membendel maksimum 10 lembar kertas. - stapler sedang, yaitu stapler yang bentuknya sedang dan mampu membendel 10-20 lembar kertas. - stapler besar, yaitu stapler yang bentuknya besar dan mampu membendel lebih dari 20 lembar kertas. 9. Perforator Perforator adalah alat untuk melubangi kartu, perforator dapat dibedakan sebagai berikut - Perforator dengan satu pelubang, digunakan untuk melubangi kartu perpustakaan, papan nama plastik, dan lain-lain. - Perforator dengan dua pelubang, digunakan untuk melubangi kertas yang akan disimpan dalam map snelohecter atau ordner. - Perforator dengan lima pelubang, digunakan untuk melubangi kertas yang akan dimasukan ke dalam ordner. Perforator 10. Alat Sortir Alat sortir adalah alat yang digunakan untuk memisahkan surat yang diterima. Alat sortir mempunyai berbagai bentuk dan bahan . Ada yang berbentuk rak, kotak, bertingkat, dan sebagainya. Alat sortir ini dapat dibuat dari berbagai bahan, misalnya logam, kayu, plastik atau karton. Baki Surat/Paper Tray 11. Tickler file Adalah alat yang terbuat dari kotak kayu atau baja, yang berfungsi untuk menyimpan arsip berbentuk kartu atau lembaran yang berukuran kecil seperti, lembar pinjam arsip, atau kartu-kartu lain yang memiliki jatuh tempo. Di dalam tickler file dilengkapi juga dengan guide atau pembatas. Ticker file berfungsi sebagai alat pengingat bagi petugas arsip. Ticker File 12. Cardex card index cabinet Cardex adalah alat yang digunakan untuk menyimpan kartu indeks dengan menggunakan laci-laci yang dapat ditarik keluar memanjang. Di dalam cardex terdapat semacam kantung plastik tempat menyimpan kartu indeks. Alat ini terbuat dari bahan besi baja. 13. Label Label adalah alat yang digunakan untuk memberi judul pada map/folder yang biasa diletakkan pada bagian tab dari sebuah folder/guide. 14. Numerator Numerator adalah alat untuk membubuhkan nomor pada lembaran dokumen. Menurut bentuk dan ukurannya, numerator dibedakan sebagai berikut. - Numerator kecil, yaitu numerator yang ukuran angkanya kecil dan terdiri dari 4-6 digit. - Numerator besar, yaitu numerator yang ukuran angkanya lebih besar dan terdiri dari lebih dari 6 digit. Demikian Macam-macam / Jenis-jenis alat Kearsipan yang dapat kami sajikan, semoga kita lebih bijak dalam menggunakan peralatan arsip karena kita sudah lebih memahaminya.